Im Blog „Fruchtmark“ erscheinen Beiträge zu Strategie und Praxis des Digital Business – unregelmäßig, pointiert und gern „gegen den Strich“.

(Dies ist Teil 2 einer Serie – Teil 1 ist hier und Teil 3 folgt nächste Woche.)

Wer bei Softwareleistungen Kosten senken will, sollte seine Forderungen gut überlegt haben und Augenmaß bewahren:

Denn zum einen sind Auftraggeber und Auftragnehmer Bestandteil eines wirtschaftlichen Ökosystems und können nachhaltig nur zusammenarbeiten, wenn jeder Luft hat. Für mich bedeutet dies in der Praxis, dass der Auftragnehmer eine realistische Chance haben muss, das Projekt kostendeckend und mit einem risikoadäquaten Unternehmergewinn zu vollenden. Wer die branchentypischen Vollkostensätze kennt, kann errechnen, wo dieser Wert liegt.

Zum anderen sind Softwareleistungen „Brainware“, die schlecht erbracht werden kann, ohne dass ein Mangel im rechtlichen Sinne vorliegt. Zum Beispiel kann Software schlechter pflegbar oder ein User Interface nicht besonders sticky sein. Die juristische Sicht, dass nur ein „Werk“ geschuldet wird, das man nur zu beschreiben brauche, ist meines Erachtens nur die halbe Wahrheit ! Die andere Hälfte ist so schwer zu beschreiben wie der Unterschied zwischen (für Juristen als Denksportaufgabe) einem guten und einem sehr guten Vertrag oder (für alle) der zwischen einem Steak aus Rindfleisch, Rindfleisch oder Rindfleisch.

Dies einmal vorausgeschickt, stellt sich die Frage: Wo und wie Kosten sparen?
Bei Kostensenkung geht es nicht nur um Basics wie Festpreise, Tagessätze, Reisekosten und Lizenzgebühren, auf die ich hier nicht eingehe. Einsparpotentiale liegen an vielen weiteren Stellen:

• Versteckte Kosten: Zum ersten auch in der Aufdeckung versteckter bzw. vergessener Kosten wie Drittlizenzen und –Dienstleistungen sowie unvollständiger Leistungen. (Beispiele: Bildrechte, Content, Datenerstbefüllung, Supportdokumentation für Supporteinheit eines Drittproduktes)


• Variabilisierung: Zum zweiten sehe ich große Potentiale in der leistungsabhängigen Vergütung, d.h. Variabilisierung von Entgelten. Statt harter Preisverhandlungen über fixe Beträge lassen sich hier mit entsprechender IT-Erfahrung Preismodelle finden, z.B. X% Vergütung bei Erreichung von bestimmten Key Performance Indikatoren / Benchmarks und Kicker bei Übererreichung. Dies ist für beide Seiten attraktiv.


• Change Requests: Drittens sind für Change Requests unterschiedliche Kostenregelungen möglich, die in summa durchaus 10% des Projektvolumens ausmachen können. Wird die Prüfung des Änderungsverlangens vergütet und wenn ja, nach welchen Regeln? Wird ein CR-Budget von vornherein festgelegt oder nicht?


• Beistellungs-Verzug: Entsprechendes gilt viertens für Kostenregelungen bei Verzug des Auftraggebers mit Beistellungen. Die Kosten der Verletzung dieser vertraglich meist als Nebenleistung ausgelegten Pflicht können gerade bei innovativen Risikoprojekten hoch werden! Es empfiehlt sich bei solchen Projekten, schon im Vorwege eine Kostenregelung zu finden.


• Beistellungen: Der Auftraggeber kann selbst Ressourcen beistellen. Die Ersparnis liegt in der Differenz zwischen dem internen Kostensatz und dem externen Tagessatz, bei einem 4-monatigen Projekt können hier pro Person über 20.000 EUR zusammenkommen. Dieser Weg birgt bei Festpreisprojekten ein Zusatzrisiko des Auftragnehmers, wenn nicht zugleich die Steuerung der Ressourcen klar bei ihm liegt. Als Alternative bietet sich an, gut abgrenzbare Komponenten beizustellen und so denselben Kosteneffekt zu erreichen.


• Folgeaufwand: Sechstens sollte Kalkulationssicherheit bei Folgeprojekten, Pflege und Wartung ein Thema sein; meiner Meinung nach gehören Essentials wie eine Rabattstaffel hierzu bereits in den Erstvertrag, damit später keine Überraschungen entstehen.


• Dokumentationsgrad: Siebtens kann es sinnvoll sein, den Dokumentationsaufwand zu reduzieren. Das ist zwar auch eine umstrittende Frage der Engineering-Philosophie und schreckt meist den Juristen, mitunter aber wirklich praktikabel. Immerhin kostet eine Seite Dokumentation gut 200 EUR (basierend auf der Daumenregel, dass ein Entwickler 4 Seiten Dokumentation am Tag schafft).  Und wer will ein 800-seitiges Fachkonzept verstehen, aktuell halten und die sich daraus ergebenden granularen Arbeitspakete managen?

Weniger nah am Werk selbst, aber dennoch kostenrelevant sind folgende Themen:

• Marketing: Regelungen über die Vermarktung als Referenz sind durchaus auch ein monetäres Thema. Die Erlaubnis zur Referenznutzung stellt einen geldwerten Vorteil dar, der sich von Fall zu Fall vergüten läßt. Entsprechendes gilt für Logoanbringung und Link an der Software selbst.


• Vermarktung: Ich sehe Möglichkeiten zur Kosteneinsparung, wenn dem Auftraggeber erlaubt wird, die Software oder Teile davon (anderweitig) zu vermarkten, z.B. die ganze Lösung als White-Label-Produkt oder einzelne Komponenten. Das wirkt sich entweder sofort auf den Projektpreis aus oder später als Kickback, sobald die Vermarktung an Dritte erfolgreich ist. Als Alternative zu einer „harten“ Ausschliesslichkeitsklausel ist es bei Innovationsprojekten auch sinnvoll, sich als Kunde einen Vorsprung von 6-12 Monaten einräumen zu lassen („Premium-Partnerschaft“); gute Ideen werden ohnehin in diesem Zeitraum vom Markt kopiert adaptiert. Die strukturell weitestgehende Möglichkeit ist die Gründung eines Joint-Ventures, wenn der Auftraggeber selbst Knowhow einbringt und sich die Grundkosten von gefühlt 10.000 EUR p.a. für eine neue Gesellschaft amortisieren.


• Zeitpunkt: Bei größeren Anbietern ist der Zeitpunkt der Verhandlungen wichtig. Zum Ende eines Quartals oder eines Geschäftsjahres kann die Preisflexibilität deutlich steigen. Statt offener Rabatte werden jedoch häufig Zusatzleistungen in der Ur-Projektpreis hineinverhandelt, etwa Pflege-Personentage, ein CR-Budget oder Reisekosten.


• LoI-Verrechnung: Wer zuvor einen Vorvertag nach Aufwand (fälschlicherweise häufig LoI genannt!) schließen will, sollte sich Gedanken machen, was unter welchen Voraussetzungen abgerechnet wird. Hier möchte ich nicht ins Detail gehen, aber davor warnen, einfach x Personen nach Time & Material sowie Listenpreis abrechenbar zu machen. Auch sollte man die Erledigung bzw. Aufrechnung mit den Ansprüchen im Hauptvertrag nicht vergessen, ein Klassiker ;-)